Manuel de gestion des documents administratifs et des archives

La documentation est une fonction essentielle dans toute administration organisée et moderne. Mais, en Afrique, la fonction documentaire est souvent imbriquée avec l'exercice des responsabilités administratives, car il y a fréquemment confusion entre les dossiers administratifs et la documentation. L'absence de personnel spécialisé, le manque de moyens nécessaires ainsi que l'inexistence de directives précises interdisent l'organisation rationnelle de l'importante masse documentaire produite et reçue régulièrement par l'administration. Tel est l'un des constats majeurs de cet ouvrage. Son point de départ, l'auteur le trouve dans sa thèse de doctorat. Intitulée "Les besoins en information et en documentation de l'administration publique au Congo", cette étude lui permet de démontrer l'existence réelle d'un besoin documentaire non satisfait des agents de l'administration publique congolaise. Plus de vingt-cinq ans après ce travail de recherche, l'auteur s'interroge de nouveau et, relisant sa thèse, tente de mesurer les avancées ou, au contraire, hélas, les piétinements de la situation documentaire, non plus du seul Congo, mais de l'Afrique francophone dans son ensemble. A partir des interventions qu'il a menées sur des terrains et en des lieux diversifiés, il dresse un nouveau bilan qui lui permet de poser le constat d'une demande importante face à une offre toujours pauvre. Alors, sans se décourager, l'auteur analyse avec minutie les raisons de cette pauvreté qu'il attribue, en partie, à la méconnaissance de la fonction de documentation et de son importance pour l'efficacité administrative, la prise de décision, la bonne gouvernance et la modernisation de l'Etat.

Aucun État, aucun organisme, grand ou petit, ne veut mourir. Vivre passe par la mise en place d'une gestion rigoureuse des fonds ou des collections d'archives, c'est-à-dire du patrimoine documentaire dont l'aspect quantitatif ne cesse de croître. Vivre, c'est s'interroger sur les documents à créer absolument ou, au contraire, à éliminer. C'est créer et traiter les dossiers et assurer leur conservation et leur intégrité. Mais pour de nombreuses personnes, les archives représentent de vieux documents poussiéreux et sans importance. Il importe de se débarrasser de cette idée de vieux papiers attachée au terme d'archives. La théorie des trois âges montre le cycle de vie des documents : comme un être humain, un document naît, vit et meurt. Naissant, il est déjà une archive, mais ne commence pas sa vie au 3e âge ou au stade inactif. Ainsi la place de l'archiviste doit donc être près des décideurs. L'importance des archives pour le développement d'un pays, la bonne marche de l'administration et de l'entreprise, est mise en évidence par l'auteur qui lance un signal de détresse, car les dégâts causés par l'absence d'archives organisées sont tout aussi graves que ceux causés par la guerre. Mais ces dégâts sont sournois, aux conséquences graves et détectées parfois sur un très long terme. Ce signal de détresse est tiré pour un continent dont il connaît bien l'âme : l'Afrique francophone. Ces pays, très fortement marqués par la colonisation et la décolonisation, s'efforcent aujourd'hui de se construire, de se reconstruire dans leur personnalité propre. Mais ils oublient, jour après jour, faute d'organisation, leur passé proche comme leur passé lointain. On peut s'interroger sur cet état de fait. Il n'est pas question ici de douter de la responsabilité et de l'engagement des décideurs. Cependant ces derniers, qui ont pourtant un rôle de première importance, sont trop absorbés par le présent et, par ailleurs, ne sont pas suffisamment alertés sur les dysfonctionnements liés à l'absence de politique d'archivage et d'information. L'auteur s'efforce de montrer non seulement l'impérative nécessité d'avoir des archives bien organisées à tous les niveaux, mais aussi leur apport dans la gestion et la bonne gouvernance et expose le fruit d'une expérience de terrain et d'un travail approfondi. . . Ancien boursier de l'UNESCO au stage technique international d'Archives de Paris, Albert Mban, archiviste diplômé de l'EBAD de Dakar, est également docteur en sciences de l'information de la communication, titulaire d'un DESUP de documentation, d'un DEA d'histoire et d'une licence ès lettres. Il a travaillé au Service des Archives Nationales, à la Direction des Études et de la Planification du Ministère des Finances du Congo-Brazzaville dont il est originaire et comme chargé de mission en archives à la mairie de Villejuif (région parisienne). Connaissant bien l'Afrique francophone après avoir effectué de nombreuses missions d'expert comme Consultant international, il réside en France.

Ce livre est un plaidoyer pour les archives des institutions administratives dont on semble ignorer l'importance, tant pour la conduite des affaires de l'Etat et l'information gouvernementale que pour la bonne gouvernance et la souveraineté nationale, en Afrique francophone. Il a été écrit à l'intention des plus hautes autorités africaines, particulièrement les chefs d'Etats et de gouvernements, car c'est eux qui ont le pouvoir de transformer les paroles en actes. L'objectif de cet ouvrage est de sensibiliser les principaux responsables nationaux à la question primordiale des archives administratives. Cette question n'a jamais été clairement posée ni examinée comme il se doit. Le problème des archives des institutions africaines n'a jamais été considéré par ceux qui ont le pouvoir de décision au sommet de l'Etat, par ignorance et faute d'éclairage nécessaire. Or ces archives, par leur statut particulier, représentent une véritable matière première irremplaçable et essentielle pour tout Etat moderne et organisé.

L'organisation rationnelle des archives administratives et institutionnelles présente un triple intérêt pour la gestion courante des institutions et la continuité de l'action administrative, la justification des droits et des obligations de l'Etat ainsi que la sauvegarde de la mémoire. Mais aujourd'hui encore, les archives organisées et structurées font cruellement défaut dans l'appareil administratif et institutionnel des Etats africains, et cela depuis leur accession à l'indépendance. L'organisation des archives ainsi que tout ce qui s'y rattache passe nécessairement par des réformes administratives que chaque Etat devra avoir le courage d'entreprendre. Le développement et la démocratisation du continent sont aussi à ce prix. Personne ne viendra décider ni entreprendre cette importante oeuvre en lieu et place des pays africains eux-mêmes, car il s'agit avant tout d'un problème de pouvoir, d'autorité de l'Etat et de souveraineté nationale. Il revient donc à chaque Etat de définir sa politique archivistique et documentaire, étape indispensable puisqu'il s'agira de l'insertion de nouvelles fonctions dans les rouages administratifs et institutionnels, ainsi que de la révision des organigrammes actuels. L'organisation rationnelle et pérenne des archives administratives et institutionnelles est toute une pyramide à bâtir par chaque Etat africain.